Het belang van procedures voor je medewerkers

Leestijd: 3 min.

Structuur en procedures, saai? De laatste jaren is er veel aandacht gegaan naar zelfsturende teams, managen zonder regels, belang van autonomie,… Vaak zien we het echter in organisaties fout lopen op een gebrek aan structuur en systemen. Medewerkers hechten belang aan helderheid. Zeker in tijden van veel verandering zorgt duidelijkheid voor rust. Wij geven enkele tips. - Door Laure-Anne Herpoel

 

Begin met procedures

Neem af en toe de tijd om even stil te staan bij de manier van werken vandaag. Terugkerende taken die je medewerkers vaak doen, vragen van klanten die steeds terugkomen,… Neem de tijd om een procedure neer te schrijven. Want jij weet misschien hoe je telkens dat verkoopgesprek voert. Of jouw medewerker weet welke stappen er dienen te gebeuren bij die klantenvraag. Maar wat bij afwezigheid van die persoon?

Een procedure, een stappenplan of een checklist kan hierbij belangrijk zijn. Je doet éénmaal het werk en zowel jou als jouw medewerkers kunnen hier telkens weer van genieten.

 

Het belang van systemen en structuur

Procedures, checklists of draaiboeken brengen rust aan de medewerkers. Creëer daarom ook draaiboeken in jouw onderneming. Want zodra je al je taken in een systeem of structuur gegoten hebt, creëer je extra rust en energie. Voor jou én voor je medewerkers.

Het hebben van systemen zorgt ervoor dat medewerkers vlotter kunnen focussen op wat belangrijk is. Dat er sneller een positief en succesgevoel verkregen wordt op het einde van een werkdag. Daarnaast, komt er ook nog tijd vrij om zich met andere taken & verantwoordelijkheden bezig te houden.

 

Inzicht in het waarom

Ook al zijn er procedures, daarom worden deze nog niet steeds gevolgd natuurlijk. Zorg ervoor dat je inzicht krijgt in het waarom mensen de processen, waar zoveel tijd in gekropen is, niet volgen. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met het niet geloven in het proces, het nut er niet van inzien. Een andere reden kan zijn dat mensen het proces als te complex ervaren. Het zit in de menselijke natuur om de kortste weg te nemen, zonder daarom steeds het resultaat voor ogen te houden.

Zorg ervoor dat je mensen op het belang duidt van het volgen van processen en hen een duidelijke reden geeft om dit te doen. Mensen moeten overtuigd zijn van waarom ze doen wat ze doen. Communicatie speelt hier natuurlijk een onmiskenbare rol.

Benieuwd hoe je hiermee aan de slag kan?

 

Contacteer Laure-Anne

Laure-Anne Herpoel van Brighthouse