De uitdaging

In de afgelopen 5 jaar steeg het absenteïsme bij onze cliënt met 16%. Omwille van de – vaak langdurige – afwezigheid van de medewerkers, moesten belangrijke opdrachten worden geweigerd en nieuwe, tijdelijke, werkkrachten worden aangenomen. Met alle financiële verliezen tot gevolg. Bovendien kwam er door de afwezigheid van bepaalde werknemers vaak extra werk terecht op de schouders van de aanwezige collega’s, wat hun stressniveau vervolgens ook de lucht in deed schieten. Kortom? Financiële verliezen, verhoogde werkdruk, slechtere sfeer en verminderde motivatie.

 

Onze oplossing

Iedereen is weleens ziek, dat is normaal. Maar wanneer men een structurele, aanhoudende stijging opmerkt in de absenteïsmecijfers is er vaak toch wat meer aan de hand. Absenteïsme kent uiteenlopende oorzaken en deze kunnen zich zowel op het werk als daarbuiten bevinden. Het was dan ook van onmiskenbaar belang om samen met onze cliënt op zoek te gaan naar de specifieke oorzaak van hun absenteïsmeprobleem.

Na een intake bij de cliënt bleek het relevant om de HR Audit uit te voeren en zo in kaart te brengen op welke vlakken verbetering noodzakelijk was. De Audit bracht onder meer volgende knelpunten aan het licht:

  1. Gezien 3/5 van het personeel frequent telefonisch contact heeft en iedereen in dezelfde ruimte werkt, werd dit als erg storende factor opgegeven. 76% van de werknemers plaatste deze factor in de top 3 van stressbronnen.
  2. 6 op 10 werknemers gaf aan dat er te weinig initiatieven werden genomen om de werkplek ‘gezonder te maken’. De meest voorkomende klachten waren:
    • Fysieke klachten door slechte infrastructuur
    • Te weinig natuurlijk licht
    • Gebrek aan gezonde initiatieven zoals soep of fruit op het werk
  3. Maar liefst 67% van de medewerkers gaf aan dat het werk maar moeilijk te kunnen combineren viel met hun gezinsleven.

In overleg met de klant werd – op basis van de resultaten van de Audit - een realistisch actieplan opgesteld. Zo werden onder meer volgende acties stelselmatig uitgewerkt in de laatste 6 maanden: 

  • Het organogram werd opnieuw uitgetekend en hierbij werden enkele verschuivingen gedaan via het optimaliseren van takenpakketten en de uiteindelijke aanwerving van 2 nieuwe medewerkers.
  • Er werden enkele aparte, stille ruimtes ingericht voor de werknemers die even in rust willen werken. De werknemers kunnen deze ruimtes steeds zelf reserveren.
  • Een flexibel uurrooster werd ingevoerd, gekoppeld aan een prikklok. Opmerkelijk is hierbij dat dit niet resulteerde in een 9-to-5 mentaliteit, waarvoor het management initieel wel schrik had. Integendeel!
  • Er werd een budget vrijgemaakt voor gezonde initiatieven. Voor het beheer en de acties hieromtrent, werd een werkgroep samengesteld van enthousiaste werknemers die in hun privéleven ook vaak met gezondheid en gezond eten bezig zijn.
  • Er werd een opleiding omtrent ergonomie en gezond werken georganiseerd voor alle werknemers. In dit kader werd op vraag van de werkgroep ook een aantal verstelbare bureaus aangekocht, zodat werknemers zowel zittend als staand kunnen werken.
  • Verdere uitwerking van het persoonlijk ontwikkelingsplan van medewerkers met persoonlijke coaching en opvolgen van productiviteit. Zowel win voor werknemer àls werkgever!

 

Resultaat

  • In de afgelopen 8 maanden zijn de absenteïsmecijfers met 9% gedaald in vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Onze cliënt geeft mee een continue en aanhoudende daling te zien. Dat ook de productiviteit van de commerciële afdeling toenam was uiteraard een duidelijke meevaller en bewijs dat motivatie en omzet aan elkaar gekoppeld zijn.
  • Na een recente, nieuwe afname van de HR Audit (na 6 maanden) bleek de gemiddelde tevredenheid van de werknemers reeds met 24% (!) te zijn gestegen. Ook de uitvoering van de audit zelf werd als motiverend beschouwd, omdat de organisatie het probleem erkende en er iets wou aan doen. 

Benieuwd hoe wij ook jouw medewerkers gezond en fit aan het werk houdt?

Jasmien maakt graag tijd vrij om je vragen te beantwoorden.

 

Contacteer Jasmien

Jasmien